(o.b.v. PRINCE2, bron: Vis van Heemst, Hedeman, Fredriksz 2017)
Het doel van het thema Business case is om mechanismen aan te reiken om te kunnen beoordelen of het project wenselijk, levensvatbaar en haalbaar is en blijft ter ondersteu-ning van de besluit om het project te starten of voort te zetten.
Inleiding
Het is voor de opdrachtgever essentieel te weten hoe de kosten van het project zich verhouden tot de verwachte baten en risico’s. Wegen de kosten en de risico’s niet op tegen de te verwachten baten, dan is er geen valide business case en is er ook geen reden het project te starten of voort te zetten.
Door handvatten te bieden voor het eenduidig ontwikkelen, onderhouden, beoordelen en verifiëren van de business case en de batenmanagementaanpak, draagt het thema Business case direct bij aan het principe van de voortdurende zakelijke rechtvaardiging en ondersteunt het thema Business case het principe van managen ‘by exception’.
Business case
De business case is de zakelijke rechtvaardiging van het project waarin wordt vastge-steld of een project gewenst, levensvatbaar en realiseerbaar is en daarmee of het inte-ressant is om in het project te investeren.
| · Gewenst: is het nodig voor het realiseren van de bedrijfsdoelstellingen?
· Levensvatbaar: wegen de verwachte baten op tegen de kosten en de risico’s? · Realiseerbaar: kan het product worden gerealiseerd? |
In de business case staat waarom de organisatie het project wil uitvoeren en wat de verwachte kosten, risico’s en baten zijn voor de organisatie. Het is daarbij van belang dat dit op een eenduidige manier geschiedt zodat verschillende projecten met elkaar kunnen worden vergeleken en kan worden beoordeeld welke projecten wel en welke projecten geen doorgang moeten vinden.
De opdrachtgever is eigenaar van de business case en moet ook de business case goedkeuren. De opdrachtgever kan de projectmanager vragen de business case voor het project op te stellen. De seniorgebruiker is verantwoordelijk voor het specificeren van de baten en moet er later ook voor zorgen dat met de projectresultaten de noodzakelijke veranderingen worden doorgevoerd en de voorziene baten worden gerealiseerd. De opdrachtgever kan de projectborging vragen de projectmanager te ondersteunen met het opstellen en bewaken van de business case.
Batenmanagementaanpak
De batenmanagementaanpak beschrijft de acties die moeten worden uitgevoerd om met de projectresultaten de gewenste veranderingen in de lijn door te voeren en beschrijft de acties die nodig zijn om vast te stellen dat de voorziene baten ook daadwerkelijk zijn c.q. worden gerealiseerd.
De opdrachtgever is eigenaar van de batenmanagementaanpak en moet ook de baten-managementaanpak goedkeuren. De opdrachtgever kan de projectmanager vragen de batenmanagementaanpak op te stellen en te onderhouden. De seniorgebruiker is inhoudelijk verantwoordelijk voor de batenmanagementaanpak en dient aan te geven welke acties nodig zijn om met de projectresultaten de gewenste veranderingen door te voeren en hoe, wanneer en door wie de baten kunnen worden gemeten.
Output, uitkomst en baten
In het kader van het thema Business case hanteert PRINCE2 de volgende definities:
- Projectresultaat (output) – het projectproduct dat door het project wordt opgeleverd.
- Uitkomst (outcome) – de verandering als resultaat van het gebruik van de output.
- Bate (benefit) – een meetbare verandering als gevolg van de uitkomst, die als positief wordt ervaren door één of meer belanghebbenden.
- Negatieve bate (dis-benefit)– een meetbare verandering als gevolg van de uitkomst, die als negatief wordt ervaren door één of meer belanghebbenden.
| Voorbeeld:
· Projectresultaat: het nieuwe digitale patiëntendossier. · Uitkomst: effectiever werken · Bate: kortere wachtlijsten en kostenreductie. · Negatief bate: afscheid moeten nemen van 10 administratieve medewerkers. |
Figuur 1 Doorvoeren van veranderingen (Bron Axelos Ltd.)
De output van projecten stelt de organisatie in staat veranderingen door te voeren, die baten opleveren waarmee de organisatie haar strategische doelen kan realiseren. Het doorvoeren van veranderingen kunnen echter op zichzelf ook neveneffecten met zich meebrengen, die op hun beurt weer positieve, maar ook negatieve baten kunnen opleveren (zie figuur 1).
PRINCE2 voorwaarden voor de business case
Het eerste principe van PRINCE2 is dat ieder project een zakelijke rechtvaardiging ofwel een positieve business case moet hebben. Het thema Business case ondersteunt dit principe door mechanismen aan te reiken om te kunnen beoordelen of het project ook inderdaad wenselijk, levensvatbaar en haalbaar is (en blijft). Daarvoor moet in ieder project tenminste:
- Een business case en een batenmanagementaanpak worden opgesteld aan het begin van het project die gedurende het project worden onderhouden;
- De impact van alle issues en risico’s op de business case worden getoetst.
- De rollen en verantwoordelijkheden voor het opstellen, actualiseren en goedkeuren van de business case en de batenmanagementaanpak worden vastgelegd.
PRINCE2-aanpak business case
De business case moet worden ontwikkeld aan het begin van het project en moet worden onderhouden gedurende de gehele levenscyclus van het project. Tijdens het opstarten van het project worden de hoofdlijnen van de business case geverifieerd. Tijdens het proces initiëren van een project wordt de business case uitgewerkt. Gedurende het gehele project zullen alle issues en risico’s moeten worden beoordeeld mede aan de hand van de business case en moet de business case zo nodig daarop worden aangepast. Tijdens managen van een faseovergang en bij afsluiten van een project moet de business case worden geactualiseerd. Tijdens het proces sturen van een project zal de opdracht-gever de business case moeten beoordelen en goedkeuren, daarbij ondersteunt door de andere leden van de stuurgroep (zie figuur 2).
Figuur 2 Het ontwikkelpad van de business case (bron: Vis van Heemst, Hedeman, Fredriksz, 2017)
Parallel aan het ontwikkelen en onderhouden van de business case zal ook een batenma-nagementaanpak moeten worden ontwikkeld, onderhouden en beoordeeld. De realisatie van deze baten valt echter buiten de verantwoordelijkheid van het project. Een eventuele batenreview tijdens het project kan echter wel weer tot het project behoren, een en ander afhankelijk van de afspraken met de opdrachtgever.
Ontwikkelen business case (develop)
De initiële business case wordt vaak al ontwikkeld in het kader van een haalbaarheids-studie. In een dergelijke studie worden verschillende alternatieven uitgewerkt en met elkaar vergeleken. Dit zijn in principe verschillende business cases op hoofdlijnen. De resultaten van een dergelijke haalbaarheidsstudie worden voorgelegd aan het bedrijfs- of programmamanagement. Op basis daarvan wordt het projectmandaat verstrekt en kan het proces opstarten van een project worden gestart.
Tijdens het proces opstarten van een project wordt de business case op hoofdlijnen geactualiseerd/opgesteld en opgenomen in het projectvoorstel als basis voor het autoriseren van de initiatiefase. Tijdens de Initiatiefase wordt de business case uitgewerkt en opgenomen in de projectinitiatiedocumentatie als basis voor de besluitvorming de uitvoering van het project te autoriseren.
De business case omschrijft:
- Redenen om het project uit te voeren en hoe het bijdraagt aan de organisatiedoelen.
- Opties die zijn overwogen plus de argumentatie waarom daarvoor niet is gekozen.
- De financiële en niet-financiële baten ten opzichte van de nuloptie.
- De te verwachten negatieve baten zoals hogere onderhouds- en exploitatiekosten.
- Benodigde investeringskosten en financieringsafspraken.
- Duur projectuitvoering en de economische levensduur van de investering.
- Belangrijkste risico’s en het geaggregeerd risiconiveau voor het project als geheel.
- Investeringsanalyse plus advies over mogelijk te nemen acties.
Als het project onderdeel is van een programma kan de business case voor het project ook worden aangeleverd door het programma.
Onderhouden business case (maintain)
Binnen het project is de projectmanager verantwoordelijk voor het onderhouden van de business case, al hoeft hij de werkzaamheden niet zelf uit te voeren. Bij het beoordelen van een issue of risico zal de projectmanager moeten nagaan wat de impact van het betreffende issue of risico is op de business case en zo nodig de business case moeten actualiseren. Verder moet de projectmanager de business case actualiseren op het eind van iedere managementfase en als een afwijkingsplan moet worden opgesteld.
De projectborging helpt zo nodig bij het ontwikkelen van de business case en ziet er op toe dat de business case wordt onderhouden en zo nodig wordt geactualiseerd.
Beoordelen business case (verify)
De business case wordt binnen het project beoordeeld door de stuurgroep onder leiding van de opdrachtgever. De stuurgroep beoordeelt de business case op hoofdlijnen om de initiatie van het project te kunnen autoriseren. Aan het eind van de initiatiefase wordt de uitgewerkte business case beoordeeld om de uitvoering van het project te kunnen autoriseren.
| Het management van de afdeling was enthousiast over de nieuwe telefooncentrale. De nieuwe centrale mocht dan wel € 50.000,- kosten, maar de projectmanager had uitgerekend, dat met de nieuwe centrale iedere medewerker tenminste vijf minuten per dag zou besparen en dat is gelijk aan twee manjaar voor de gehele organisatie. Het eind van het verhaal is echter, dat na de installatie van de centrale dit natuurlijk niet betekende dat er twee man ander werk konden gaan uitvoeren. Er was slechts een theoretische winst behaald. Behalve dat het gemakkelijker werken is met een nieuwe centrale, was er geen zakelijke rechtvaardiging voor de investering. |
Bij iedere go/no-go beslissing moet de stuurgroep de business case beoordelen, om na te gaan of het project nog levensvatbaar is en het nog gerechtvaardigd is het project voor te zetten. Na een escalatie moet de business case worden beoordeeld om de uitvoering van het afwijkingsplan te autoriseren. Tenslotte zal de stuurgroep de business case moeten vaststellen aan het einde van het project als basis voor de later uit te voeren batenreviews.
Het bedrijfs- of programmamanagement zal op basis van de business case na afloop van het project in een of meer batenreviews moeten nagaan of de verwachte baten ook daadwerkelijk zijn/worden gerealiseerd en of de initiële investering achteraf de moeite waard is geweest. Dit laatste is van belang als leerpunt voor toekomstige beslissingen.
Bevestigen toegevoegde waarde (confirm)
Om baten te kunnen beoordelen, is het noodzakelijk dat:
- Baten worden geïdentificeerd en gekwantificeerd.
- Meetwaarden worden overeengekomen, waarmee de baten worden vastgesteld.
- Een nulmeting wordt uitgevoerd als de business case wordt opgesteld en iedere keer als de business case wordt geactualiseerd.
- Een besluit wordt genomen over hoe, door wie en wanneer de baten zullen worden gemeten.
De omvang van de te realiseren baten wordt vastgelegd in de business case. Hoe en wanneer de verwachte baten zullen worden gemeten en beoordeeld, wordt vastgelegd in de batenmanagementaanpak. De opdrachtgever is verantwoordelijk voor het houden van de batenreviews. Deze verantwoordelijkheid kan echter ook zijn neergelegd bij het bedrijfs- of programmamanagement. De seniorgebruiker is degene die moet aantonen dat de geprognotiseerde baten worden gerealiseerd.
Opstellen en onderhouden batenmanagementaanpak
De batenmanagementaanpak omschrijft:
- De scope: welke baten moeten worden gerealiseerd en gemeten.
- Wie verantwoordelijk is voor het realiseren van de verwachte baten.
- De benodigde acties om de benodigde veranderingen te realiseren.
- Hoe en wanneer de verwachte baten kunnen worden gemeten.
- De daarvoor noodzakelijke mensen en middelen.
- De nulmeting op basis waarvan de verbeteringen moeten worden gemeten.
- Hoe de prestaties van het projectproduct zelf worden beoordeeld.
De batenmanagementaanpak wordt in de initiatiefase door de projectmanager opgesteld in overleg met de seniorgebruiker en wordt goedgekeurd door de opdrachtgever bij de autorisatie van het project. Bij iedere go/no-go beslissing tijdens het project én op het eind van het project zal de batenmanagementaanpak moeten worden geactualiseerd. De opdrachtgever zal zijn goedkeuring van de batenmanagementaanpak moeten laten bevestigen door het bedrijfs- en programmamanagement.
De baten die al tijdens het project worden gerealiseerd, moeten tijdens de faseover-gangen al in de batenmanagementaanpak worden opgenomen.
| Een investeringsanalyse kan worden uitgevoerd op basis van verschillende technieken:
· Return on Investment (ROI) = Totaal nettorendement / Totaal aan investeringen · Terugverdienperiode = Het aantal jaren of maanden na oplevering dat de investeringskosten worden terugverdiend. · Netto Contante Waarde (NCW) = het totaal van de netto-opbrengsten minus investeringen, waarbij inkomsten en uitgaven in de toekomst worden teruggerekend naar de waarde nu op basis van een verdisconteringpercentage. · Interne rentabiliteit = het verdisconteringpercentage waarbij de NCW van een project = 0. Hoe hoger de interne rentabiliteit, hoe winstgevender het project is. · Break-evenpoint = De minimale omzet die moet worden gerealiseerd om de initiële investering terug te verdienen. · De meest gebruikelijke techniek is de Netto Contante Waarde in combinatie met de Interne rentabiliteit. Op basis van deze laatste waarde kunnen investeringen eenvoudig op basis van hun winstgevendheid met elkaar worden vergeleken.
|
4.5 Business case management
De business case kan op verschillende wijzen worden vormgegeven. Het kan een apart document zijn, maar ook slechts een onderdeel van de projectinitiatiedocumentatie. Sommige organisaties kennen een vaste structuur voor het opstellen van een business case, andere organisaties laten dit (gedeeltelijk) vrij. Soms volstaat ook alleen een PowerPointpresentatie of moet een business case in een document én als PowerPoint-presentatie worden aangeleverd.
Een externe leverancier heeft zijn eigen business case. Dat kan zijn de winst op het project maar bijvoorbeeld ook het verkrijgen van een goede positie in de markt of het verkrijgen van een betere relatie met de klant. Als in een project gesproken wordt over de business case, dat wordt daarmee echter altijd bedoeld de business case van de klant.
Anders dan velen denken is voor een project om te voldoen aan nieuwe wet- en regel- geving ook een business case nodig. Er is namelijk altijd een keuze hoe je aan die nieuwe wet- en regelgeving wilt voldoen. We spreken in dat kader steeds van een gouden, een zilveren of een bronzen optie. Ga je voor goud dan moet het management beseffen dat de daarvoor extra benodigde mensen en middelen niet aan andere initiatieven kunnen worden besteed. Dat is een beslissing die niet licht moet worden genomen.
Datzelfde geldt voor projecten voor de overheid. Vaak wordt gesteld dat een business case een typisch bedrijfsproduct is en niet bedoeld is voor overheidsprojecten. De naam zegt het immers al: ‘business’ case. Niets is minder waar. PRINCE2 en daarmee de business case is ontwikkeld door de Engelse overheid en is juist een typisch overheids-product. Ook bij de overheid groeien de bomen niet meer tot in de hemel en daar moet ook steeds meer de keuze worden gemaakt waar het beschikbare geld aan uit te geven. Niet voor niets zijn in de business case niet alleen de financiële maar ook de niet-financiële baten van belang.
Als een project onderdeel is van een programma levert het programma vaak zowel de initiële business case aan voor het project als de structuur op basis waarvan de business case moet worden opgesteld. Ook is dan vaak de batenmanagementaanpak onderdeel van het bovenliggende programma en geen onderdeel van het project zelf.
Als een project agile wordt uitgevoerd wordt een business case vaak opgesteld uitgaande van het optimale, het verwachte en het minimale resultaat. Het minimaal te realiseren resultaat is daarbij het resultaat waarbij de business case voor het project nog net valide is. Daarbij dient rekening te worden gehouden met het feit dat bij agile werken produc-ten iteratief worden opgeleverd. Baten kunnen daardoor vaker sneller worden gereali-seerd dan in traditionele projecten.
Rollen en verantwoordelijkheden
Voor een beschrijving van de rollen en verantwoordelijkheden voor het thema business case, zie tabel 1.
| Bedrijfs-/Programmamanagement
· Levert mandaat en stelt de standaard vast voor de ontwikkeling van de business case (BC) · Houdt seniorgebruiker verantwoordelijk voor oplevering van de baten · Is eindverantwoordelijk voor de batenmanagementaanpak (post-project)
Opdrachtgever · Is eigenaar van de BC tijdens het project · Keurt batenmanagementaanpak goed · Verzekert de aansluiting van het project op bedrijfsstrategie · Stelt fondsen zeker voor realisatie van het project
Seniorgebruiker · Specificeert de baten zoals die in de BC worden opgenomen · Stelt zeker dat de gewenste uitkomst is gespecificeerd · Stelt zeker dat met de projectproducten de gewenste uitkomst en de daaraan gekoppelde baten worden gerealiseerd · Zorgt voor een opgave van gerealiseerde en nog te realiseren baten tijdens de batenreviews
Seniorleverancier · Keurt de BC van de leverancier goed (indien van toepassing) · Bevestigt dat benodigde producten binnen de geplande tijd en kosten kunnen worden gerealiseerd |
Projectmanager (PM)
· Stelt de BC op namens de opdrachtgever · Voert impactanalyses uit op issues en risico’s die invloed kunnen hebben op de levensvatbaarheid van het project · Beoordeelt en actualiseert de BC en de batenmanagementaanpak aan het eind van elke managementfase · Beoordeelt en rapporteert over project-resultaten bij de projectafsluiting
Projectborging · Assisteert bij de ontwikkeling van de BC · Reviewt de impactbeoordeling van issues en risico’s op de BC · Bewaakt de impact van de veranderingen in het projectplan op de BC · Verifieert en bewaakt BC m.b.t. externe gebeurtenissen en de projectvoortgang · Stelt zeker dat de toegevoegde waarde van de oplossing continue wordt bewaakt · Bewaakt projectfinanciën voor de klant · Stelt zeker dat project aansluit op bedrijfs- en programmastrategie · Stelt zeker dat de batenmanagement-aanpak in lijn ligt met de bedrijfs- en programmamanagementstrategie
Projectsupport · Houdt de BC onder configuratie · Adviseert PM over issues en risico’s die gevolgen kunnen hebben voor de BC |
Tabel 1 Rollen en verantwoordelijkheden Thema Business Case
(bron: Vis van Heemst, Hedeman, Fredriksz, 2017)
Blog Gabor Vis van Heemst 